Hoe betrouwbaar is je eigen systeem!
Als je druk bent met ondernemen, privé geleefd wordt en ook nog allerlei sociale verplichtingen hebt loopt je hoofd bijna om van de zaken die je moet onthouden. Althans, dat is mijn ervaring. Ik mag hopen dat dit door velen herkend wordt. Het ene mailtje volgt kort op het andere, je werknemers ‘zeuren’ aan je hoofd, je fysieke postbak loopt over, je krijgt memootjes op je bureau geplakt, je hebt afspraken zowel zakelijk als privé, telefoontjes hier, zelfs in de auto bellen we wat af… met andere woorden… zoek het maar lekker uit en kijk maar hoe je alles geregeld krijgt. Je krijgt een opgejaagd gevoel en wordt op z’n tijd hartstikke gek. Dit gaat ten koste van de kwaliteit van leven.
Hoe krijg ik het in hemelsnaam allemaal georganiseerd? Dat is een vraag die ik mezelf vele keren heb gesteld. Waar liggen mijn prioriteiten? Wat moet ik als eerste doen? Iedereen kan toch niet verwachten dat ik per omgaande antwoord geef op de gestelde vragen, ik kan toch niet voor iedereen gelijk klaar staan, of zie ik dat niet goed? Inmiddels weet ik dat de druk vaak door jezelf wordt opgelegd en niet door anderen!
Was alles maar zo betrouwbaar als mijn agenda!
Alles wat in mijn agenda staat hoef ik niet te onthouden en dus niet op de harde schijf in mijn hoofd op te slaan. Als ik moet weten wanneer ik een bepaalde afspraak heb, kijk ik simpelweg in mijn agenda. Je hoéft dit niet te onthouden omdat je weet dat je agenda jouw eigen super betrouwbare systeem is. Maar waarom kan dan mijn ‘totale’ systeem niet zo werken als mijn agenda. Wat moet ik doen om rust in mijn hoofd te krijgen waardoor ik uiteindelijk beter functioneer. Een aantal jaar geleden heb ik de cursus “Getting Things Done” gevolgd. Dit zal veel mensen niets zeggen. Mij, tot dan toe, ook niet. Was het maar waar! Ik heb veel gestudeerd in het verleden maar deze cursus had ik 25 jaar eerder moeten volgen. Deze cursus bracht de oplossing om de warboel van zaken zowel fysiek als in mijn hoofd te (re)organiseren.
Wat heb ik dan veranderd?
Om te beginnen behandel ik mijn mail maar twee keer per dag. Geen envelopjes beneden in beeld en geen piepjes zodat je niet afgeleid wordt van de zaken waar je mee bezig bent. Dat scheelt al een slok op een borrel want je bent zo vaak geneigd (vaak uit nieuwsgierigheid) om te kijken wie er wat aan je stuurt. Als je op een afspraak bent kun je ook niet direct reageren en dan accepteren we het wel van onszelf.
Organiseer je Outlook!
Verder laat ik dagelijks al mijn mail in een grote vergaarbak binnen komen (precies: de Inbox zoals bij iedereen). Twee keer per dag (begin ochtend en begin middag) filter ik deze Inbox helemaal leeg. Maar dan ook écht leeg. De mail waar ik niks mee ga doen of kan doen ‘delete’ ik direct. Alles wat ik binnen 2 minuten kan afwerken (maar dan ook écht twee minuten, heb ik zelfs een tooltje voor, TwoMinutes) werk ik direct af. Alle mail die ik in de aankomende 5 dagen wil verwerken kopieer ik in een mapje dat ik “Eerste Aktielijst” noem. Mail die niet urgent is (dus die niet verplicht binnen 5 werkdagen moet worden afgewerkt) maar waar ik later nog wel iets mee moet doen kopieer ik naar het mapje “Later/misschien”. Als ik een mail stuur en wacht op een antwoord van een iemand, kopieer ik deze mail naar een mapje “Wachten op…”. Als ik op iemand wacht hoef ik dit niet te onthouden want ik wacht immers op een antwoord van een ander! Verder heb ik een mailmap “Archief” en daar gaat alles in wat afgewerkt is maar waaruit ik wellicht nog wel zaken nodig zal hebben in de toekomst. Gewoon één archiefmap, met handige zoekfuncties binnen Outlook snel zaken opgezocht.
Wekelijks onderhoud!
Ik werk dus altijd alleen maar vanuit mijn “Eerste aktielijst”. Dit zijn immers de zaken waar ik me de aankomende werkweek mee bezig ga houden. Deze moet ik dus niet vullen met zaken die ik toch niet geregeld krijg in deze 5 dagen. Eén keer per week op vrijdag, einde van de middag, loop ik mijn hele systeem door en schoon alle mapjes op daar waar nodig.
Het werkt ook met gewone post!
Dit doe ik niet alleen met mijn email maar ook met mijn “gewone” post. Ik heb postbakken op mijn bureau staan: Inbox, Eerst volgende aktie, Later/misschien en Wachten op…. de akties die hieruit voort komen zet ik ook in mijn Eerste Aktielijst c.q. Later/Misschien lijst. Ook dit systeem werk ik op de vrijdag bij.
Met het opschonen van mijn Outlook en fysieke post ben ik ongeveer een klein uurtje per week kwijt met als groot voordeel dat ik maandag weer met een letterlijk ‘schone lei’ kan beginnen. En dat geeft een goed weekend gevoel. Voordeel van dit systeem: al je werkzaamheden die je moet doen voor nu en later liggen vast, je vergeet niets meer en je hoeft niets meer te onthouden. Je systeem is zo betrouwbaar als je agenda. Maar zorg wel dat je Inbox altijd leeg is als je begint met je ‘echte’ werk. Een half systeem is geen systeem.
De kwaliteit van eenvoud!
Het lijkt een kinderlijk eenvoudig systeem. Sterker nog, dat is het ook. Maar het kost een behoorlijk portie zelfdiscipline waar je aan moet kunnen voldoen, maar heb je het in de vingers dan gaat er een nieuwe wereld voor je open! Het klinkt heel knullig maar de macht van de eenvoud is ondoorgrondelijk.
Voor mij betekent dit simpele systeem een tijdbesparing van minimaal 6 uur per week en heel veel rust in de bovenkamer. En daar was het me om te doen. De betrouwbaarheid van je hele systeem. Ben ik dan een control freak? Van huis uit absoluut niet maar als je dit systeem hanteert ben je inderdaad ‘in control’ en dat geeft een verrekt goed gevoel. Wil je meer weten van dit systeem dan kun je me altijd mailen want zo simpel als het lijkt is het ook! Het is maar een tip, doe er mee wat je wilt of lach me uit. Beiden zijn prima! ;-p
Laatste tip:
Zet je voicemail uit. Mensen hebben jou nodig en gaan er vanzelfsprekend vanuit dat je terug belt. Als het echt dringend is bellen ze heus nog wel een keer! Dit heeft niets met klantgerichtheid te maken maar met verkeerde verwachtingspatronen van mensen naar elkaar toe. Je zult zien dat mensen in 80% van de gevallen niet meer bellen omdat je al niet meer nodig bent en hun oplossing al gevonden is.
Laat wat van je horen